More products

Google Документы и Диск

1500,00
р.
Установить
Минимальный период подписки - три месяца.

Как им пользоваться?
После активации виджет автоматически преобразовывает все названия сделок в воронках, отображая их полностью:
Что делает виджет
Какие у него преимущества
Как его настроить
Как его использовать
Минимальный период подписки - три месяца:
Возможные проблемы

Что делает виджет

Виджет позволяет генерировать документы на основе шаблонов прямо из сделок в amoCRM в пару кликов. Для работы виджет использует сервисы Google, а всю документацию хранит и синхронизирует с Google Drive.

В карточки сделок виджет добавляет отдельную вкладку “Документы”, где каждый пользователь может в кратчайшие сроки создать на основе заготовленных шаблонов необходимый документ, отредактировать его и отправить.

При первичной генерации документа из карточки сделки, виджет создает в Google Drive соответствующую папку, где в дальнейшем собирает все последующие документы и файлы относящиеся к этой сделке. По такому принципу виджет поступает с документами всех сделок, что позволяет обеспечить порядок в хранении и использовании файлов.

Какие у него преимущества

Преимущества:
  • Упрощает работу с документацией
  • Организовывает порядок в процессах документооборота
  • Сокращает риски допущения ошибок ручного ввода
  • Экономит время сотрудников на рутинных действиях
  • Решает проблему ограничений хранения файлов в системе amoCRM Все созданные при помощи виджета документы хранятся в Google Drive, но проецируются и управляются из карточки сделки
  • Позволяет создавать и использовать до 30 шаблонов документов под любые бизнес-процессы
  • Генерирует документы на основе шаблонов прямо из карточки сделки
  • Сохраняет все документы в соответствующих папках в Google Drive

Как его настроить

Прежде чем приступать к настройке виджета, необходимо авторизоваться в сервисе Google через аккаунт, на диске которого будут храниться шаблоны и все созданные на основе них документы.

После авторизации можно приступать к настройке. Первым делом необходимо создать и сохранить “шаблоны” документов.
Шаблоны хранятся в папке “Документы makeROI” в Google Drive, которую виджет создает автоматически сразу после авторизации в сервисе.

Создайте в папке шаблоны всех необходимых вам документов. Для корректной работы убедитесь что документы находятся в открытом доступе и в формате google docs.

Дальнейшая подготовка шаблона производится в настройках виджета:

Шаблон необходимо назвать и установить связь с документом, предоставив ссылку на него. Дополнительно можно выбрать поле сделки, в котором будет фиксироваться ссылка на сгенерированный по шаблону документ и включить параметр, сбрасывающий счетчик автонумерации документа один раз в сутки. (опция будет полезна, если в компании большой документооборот и нумерация исчисляется в рамках одного дня)

Для более эффективной работы виджета можно настроить “маски” ввода для автоматического заполнения данных.

Маски – специальные метки, которые заменяются на значения полей карточек сделок, контактов или компаний.
В сгенерированном по шаблону, в котором используются маски, документе метки заменяются на значения выбранных полей сущности.

Для подбора конкретной маски выберите сущность, в которой расположено поле, и поле сущности для преобразования его значения в маску. При необходимости примените модификатор (модификатор преобразовывает значение доступным образом, например число прописывает прописью или склоняет наименование по падежам).

Там же доступна опция проверки маски, позволяющая идентифицировать метку среди значений системы:

Расставьте маски во всех необходимых местах шаблона и по завершению закройте редактор. Изменения сохраняются в реальном времени автоматически.
Таким образом можно настроить до 30 шаблонов документов под различные сценарии работы.

После настройки шаблонов, можно приступать к более глобальным параметрам, с помощью которых можно отрегулировать:
  • уровень доступа к загружаемым и генерируемым документам (доступны варианты с возможностью редактирования документа, возможностью только просмотра или блокировка доступа к документу по ссылке);
  • включить опцию открытия предпросмотра документа по нажатию на название файла;
  • включить опцию фиксации ссылки на папку Google Drive, в которой находятся все относящиеся к сделке файлы (сгенерированные / загруженные) в поле сделки.
  • *опция поддерживает только поля типа “ссылка”

Как его использовать

После настройки виджета в каждой сделке появляется вкладка “Документы”, откуда доступна генерация документов по заготовленным шаблонам или создание нового документа

Сгенерированные или загруженные таким образом документы можно скачать в исходном формате или выбрать другой доступный, открыть в Google Drive для редактирования или просто перейти в папку в которой расположен файл, а также скопировать ссылку на документ:

По той же аналогии в сделку можно загрузить файлы с компьютера, таким образом файлы загружаются напрямую в Google Drive, но управляются из карточки сделки.

После первичной генерации/создания/загрузки документа или файла из карточки сделки виджет создаёт в папке “Документы makeROI” в Google Drive новую папку, именуя её названием и id сделки:

Виджет хранит в ней все относящиеся к сделке документы и файлы. Также файлы можно загружать напрямую в Google Drive и они будут подтягиваться сразу в карточку. В таком случае для быстрой актуализации файлов в карточке необходимо выбрать действие “Синхронизировать папку с Google Drive”:

Минимальный период подписки - три месяца:

Минимальный период подписки - три месяца:
3 месяца - 4500 ₽
6 месяцев - 9000 ₽
12 месяцев - 15000 ₽
18 месяцев - 21000 ₽

Возможные проблемы

1.Окно просмотра файла или редактирования документа не работает. Такое поведение бывает, когда в браузере не выполнен вход в аккаунт гугл. Для решения проблемы нужно открыть accounts.google.com и произвести вход.
Еще полезные виджеты