Внедряем электронный документооборот (ЭДО): ТОП-3 лучших операторов ЭДО

Переход на электронные документы упрощает и ускоряет рабочие процессы. Использование цифровых форматов позволяет избавиться от бумажных бюрократических процедур, сократить время на обработку и поиск документов, а также снизить риск потери важных бумаг. Благодаря электронному документообороту (далее - ЭДО) можно легко обмениваться информацией, не тратя время на физическую передачу документов.

Кроме того, в некоторых случаях использование ЭДО является не просто удобным, а обязательным. Законодательство требует использования электронных документов для передачи определенных данных, что делает ЭДО единственным возможным вариантом в таких ситуациях.

В статье расскажем, что представляет собой ЭДО, какие его основные достоинства и как выбрать лучшего оператора для организации ЭДО.

Это представляет собой удаленный способ передачи или обмена документами через специализированное программное обеспечение. Принцип работы ЭДО напоминает работу с обычной электронной почтой. Отличие заключается лишь в том, что передача данных по ЭДО выполняется по защищенным каналам, которые позволяют обеспечить максимальную конфиденциальность и безопасность.

Достоинства ЭДО:

• Быстрота и оперативность при передаче данных

С помощью ЭДО вся бумажная работа переходит в электронный вид. Передать необходимую корреспонденцию по запросу гораздо быстрее посредством интернета, чем отправлять бумажные варианты "живым" способом.

• Снижение затрат

ЭДО позволяет избежать расходов на курьерские услуги и почтовые отправления. Кроме того, снижаются расходы на бумагу, чернила для принтеров и содержание архивов.

• Увеличение производительности труда

За счет того, что документы практически сразу отправляются по поступившему запросу, организация тратит гораздо меньше времени на бумажную работу. Такой подход позволяет значительно ускорить рабочий процесс и в целом повысить производительность труда. ЭДО позволяет работать с документами круглосуточно, что особенно полезно для организаций, сотрудничающих с партнерами в разных часовых поясах.

• Гарантия конфиденциальности и безопасности

Все пользователи  ЭДО смогли по достоинству оценить один из самых защищенных способов передачи документов. За счет использования многоканальных шлюзов вся информация находится под надежной защитой оператора ЭДО.

Также стоит отметить, что ЭДО дает пользователю возможность распечатать необходимый документ. Кроме того, на распечатанном документе будет указана цифровая подпись, что подтверждает его юридическую силу.

Вся процедура ЭДО происходит в несколько этапов:

Этап 1. Зайти в личный кабинет оператора ЭДО. Чтобы отправить необходимый документ, можно создать новое письмо или загрузить уже готовое.

Этап 2. Подготовленный к отправке документ нужно подписать с помощью ЭЦП (электронной цифровой подписью). Нужно отметить, что ЭЦП - это не личная подпись руководителя или ответственного сотрудника, а цифровой реквизит, подтверждающий подлинность данных предоставленных данных в документе.

ЭЦП можно получить как в МВЦ, так и в специальных центрах, которые имеют необходимую лицензию.

Этап 3. Выбрать из списка получателей того, кому будет направлена корреспонденция.

Этап 4. Направленное письмо доходит до адресата.

Весь процесс передачи данных может считаться завершенным только после того, как получатель (контрагент) ставит свою ЭЦП на полученном документе или отказывается от его получения, указывая на необходимость изменений. В этом случае отправитель автоматически получит уведомление.

Документы, переданные через ЭДО, обладают такой же юридической силой, как и их бумажные аналоги. Через эту систему можно обмениваться любыми видами документов, включая финансовые, юридические, бухгалтерские, страховые и налоговые.  С помощью ЭДО можно направлять адресатам практически любые документы: договоры, накладные, акты о выполненных работах, счета-фактуры и т.п.

Электронный документооборот позволяет значительно ускорить обмен документами с деловыми партнерами. Помимо этого, ЭДО обеспечивает возможность отправки кодов маркировки в цифровом формате, что упрощает и автоматизирует процесс передачи этих данных.

Подключение к ЭДО является обязательным условием для полноценной работы организации, где общая кадровая численность не превышает 100 человек. Также стоит отметить, что согласно п. 3 ст. 80 Налогового кодекса РФ определенные налоговые декларации должны подаваться исключительно в электронном виде.

Существует два основных способа подключения организации к ЭДО:

-      самостоятельная настройка документооборота;
-      настройка ЭДО через специализированного оператора

Разберем каждый из способом более подробно.

Способ 1. Самостоятельная настройка ЭДО

Если организация считается небольшой и количество ее контрагентов не превышает 10, то настроить ЭДО своими силами вполне возможно. Однако самостоятельная настройка - не такая простая задача. Для этого нужно:

Шаг 1. Разработать собственный способ передачи данных для контрагентов (получателей).

Шаг 2. Согласовать разработанные каналы документооборота с получателями;

Шаг 3. Разработать специальное положение или иной документ, в котором будет отражаться формат передаваемых документов;

Шаг 4. Для каждого из сотрудников необходимо настроить выбранный способ передачи документов.

Способ 2. Внедрение ЭДО с помощью специализированного оператора.

Создание ЭДО в организации, прибегнув к услугам лицензированного оператора ЭДО, по праву стоит признать самым лучшим и безопасным вариантом.

Для внедрения ЭДО через оператора необходимо:

Шаг 1. Установить программное обеспечение для ЭДО, которое было представлено оператором;

Шаг 2. Загрузить ЭЦП в раздел "Администрирование";

Шаг 3. Добавить в программу всех будущих получателей корреспонденции.

Настройка ЭДО через оператора значительно проще и легче, чем организовывать документооборот своими силами. Сразу после загрузки необходимых файлов можно отправлять первую почту.

Если организация решит вернуться к бумажному документообороту, систему можно легко отключить, обратившись в службу поддержки оператора.

Если организация решает организовать ЭДО с помощью оператора, первое, что нужно сделать - это заключить договор с выбранной компанией и зарегистрироваться в системе.

Но среди многообразия предлагаемых услуг выбрать "своего" оператора не так-то просто. Далее разберем, на что стоит обратить внимание при выборе программы для ЭДО.

Первый критерий - это разрешение государственного образца на выполнение ЭДО. Полный перечень легальных операторов представлен на официальном ресурсе Налоговой службы.

Второй критерий - выбор отечественного оператора. Важно, чтобы ЭДО был основан на базе российских платформ, т.к. международное программное обеспечение сейчас не отличается стабильностью.

Третий критерий - наличие "Честного знака". Система с "Честным знаком" позволит передавать коды маркировки без проблем.

Также при выборе оператора необходимо обратить внимание на следующие критерии:

• Функциональные возможности

Все пользователи программного обеспечения имеют доступ к просмотру созданных документов, их архивированию, распечатке, подписанию или отказу от подписи и т.п.

• Интеграция с другими цифровыми продуктами

Большинство организаций отдают предпочтение персональной учетной системе. Именно эта потребность объясняет, почему программа ЭДО должна быстро и безошибочно интегрироваться с другими системами, например, программой "Парус" или знаменитой "1С".

• Поддержка роуминга

Эта функция дает возможность осуществлять ЭДО с контрагентами, которые используют систему другого оператора ЭДО. Как правило, поддержка роуминга предоставляется бесплатно. Но все же при выборе программного обеспечения лучше всего остановиться на том, которое выбрало большее количество пользователей-контрагентов.

• Стоимость за предлагаемые услуги

Цена за использование системы ЭДО напрямую зависит от предлагаемых оператором функций. Если пользователь захочет расширить объем онлайн-хранилища, то стоимость обслуживания значительно подрастет.

При подключении ЭДО через выбранного оператора нужно сразу выяснить, какие функции доступны в базовом тарифе, а какие функции могут быть приобретены за отдельную плату.

• Пробный доступ

Чтобы не купить "кота в мешке", лучше всего отдать предпочтение тому оператору, который готов предоставить временный бесплатный доступ к своей системе. Это позволит сразу оценить удобство ее использования и имеющийся инструментарий для работы.

• Отзывы пользователей

Отзывы о системе - один из самых честных критериев. Именно отзывы помогут выявить все преимущества выбранного оператора и возможные проблемы.

СберКорус

СберКорус является частью крупнейшей компании "Сбер". Ее основная специализация - разработка платформ и цифровых сервисов, способных перевести в автоматический режим все бизнес-процессы.

Своим пользователям СберКорус предоставляет следующие возможности:

1. Быстрое подключение к сервису всего за 1 рабочий день.

2. Бесплатный роуминг при обмене документами с контрагентами, кто использует других операторов ЭДО.

3. Работа с системой маркировки. Оператор позволяет обмениваться документами с кодами маркировки и передавать их в «Честный знак».

4. Облачное хранение документов.

5. Удобный интерфейс, который позволяет отправлять и принимать корреспонденцию уже через привычные системы, к примеру, через 1С.

6. Разнообразие готовых шаблонов для создания и отправки документов.

7. Оплата за услуги оператора за использованный месяц.

8. Вся поступающая корреспонденция будет бесплатной, а за отправку документов нужно будет платить в зависимости от количества переданных документов.

Контур.Диадок

Компания "Контур" уже давно зарекомендовала себя как один из самых надежных и безопасных разработчиков цифровых систем. Еще один продукт - это Контур.Диадок, которая позволяет организовать бесперебойный ЭДО в организации.

Своим пользователям Контур.Диадок предлагает следующие возможности:

1. Распределение всей корреспонденции по необходимым подразделениям организации. Также можно самостоятельно классифицировать документы по контрагентам, чтобы все бумаги от конкретного партнера сохранялись в одной папке.

2. Возможность быстрого согласования поступившей информации внутри организации. Контур.Диадок позволяет быстро направлять на визирование входящий документы необходимому сотруднику.

3. Создание иерархии подразделений. Можно распределять сотрудников по подразделениям, обеспечивая доступ к определенным документам только для нужных сотрудников.

4. Отправка приглашений контрагентам. Компании, работающие с этим оператором, могут отправлять приглашения для обмена документами.

5. Автоматизированная сверка взаиморасчетов.

6. Долгосрочное хранение архива. Доступ к архиву сохраняется даже после окончания оплаченного периода.

За входящую корреспонденцию пользователям платить не надо. Обслуживание системы в год обойдется не дороже 19.000 руб.

Такском

Компания «Такском» специализируется на предоставлении профессиональных IT-сервисов для коммерческих организаций и государственных структур.

Преимущества для клиентов:

1. Удобное подготовка и поиск документов в электронном архиве.

2. Проверка формата документов перед отправкой для исключения ошибок вручную.

3. Возможность отправлять документы как по одному, так и пакетами.

4. Создание неограниченного числа аккаунтов для одного ИНН/КПП.

5. Бесплатная отправка документов в систему «Честный знак» при любом тарифе.

6. Работа в привычном интерфейсе для пользователей «1С».

7. Настройка маршрутов согласования документов.

8. Загрузка документов, созданных во внешних системах.

9. Управление списком контактов.

10. Установка прав доступа для отдельных сотрудников и подразделений компании.

Входящие документы стандартно предоставляются бесплатно, и их количество неограничено. Однако за другие услуги может потребоваться дополнительная плата.

ЭДО позволяет существенно сократить время, затрачиваемое на документальное взаимодействие с контрагентами, что позволит компании сосредоточиться на других рабочих процессах и повысить прибыльность бизнеса.